Legaltech : comment trouver le match parfait pour votre cabinet ?

Au 1^er janvier 2020,  plus de 70 000 avocats ont été recensés en France contre 52 000 dix ans plus tôt (+ 35 %). La profession n’en finit pas de croître et les cabinets doivent redoubler de créativité pour rester compétitifs. Cette quête à la créativité concerne également les avocats spécialisés en droit des sociétés. Offrir une expérience client qualitative et différenciante grâce à des legaltechs est peut-être un des moyens d’y parvenir. Mais les défis technologiques relevés par ces legaltechs sont-ils réellement en adéquation avec les enjeux métier des cabinets d’avocats et des filières juridiques dans leur ensemble ?  

Que signifie le mot « Legaltech » ?

Le terme legaltech (contraction de “legal” et “technology”) désigne l’ensemble des technologies et des startups proposant des solutions innovantes dans le domaine juridique. Il fait également référence aux logiciels utilisés par les cabinets d’avocats pour rationaliser leurs opérations. Ces logiciels remplissent diverses fonctions, comme :  le stockage de données, la numérisation de documents, la communication directe avec les clients, la rédaction de contrats, le suivi de l’avancement des dossiers, ou encore la dématérialisation de documents administratifs tels que les registres de sociétés. Ainsi, pour un cabinet d’avocats qui souhaite optimiser l’efficacité de ses opérations quotidiennes en interne, un outil digital basé sur le cloud permettra par exemple à ses équipes d’accéder à ses dossiers à partir de n’importe quel appareil, et ce, à tout moment.

La legaltech : un concept pas si nouveau

On pourrait penser que les premières legaltechs sont apparues au début des années 2000 avec la révolution internet. En réalité, le concept remonte à 1979. Avant-gardistes, les avocats figurent parmi les premiers utilisateurs de produits digitaux portés par l’avènement d’internet. 

Retour sur quelques dates clés de la transformation digitale de la filière juridique : 

1979 : adoption du terminal UBIQ

Ci-dessous, le terminal Lexis UBIQ, sorti en 1979, deux ans avant qu’IBM ne présente son PC en 1981. Les avocats avaient déjà une longueur d’avance.

En effet le terminal UBIQ a fait passer la recherche juridique en ligne à un autre niveau. L’UBIQ a offert le tout premier accès numérique à la base de données de recherche juridique de Lexis. L’avènement des modems à 1200 bauds (le baud est l’unité de mesure du nombre de symboles transmissibles par seconde), à peu près à la même époque, a été un autre bond en avant pour les cabinets d’avocats, quadruplant ainsi la vitesse à laquelle ils pouvaient obtenir des résultats de recherches dans la base de données de Lexis.

À l’approche du millénaire, l’usage de logiciels de traitement de texte était alors déjà de plus en plus fréquent dans l’écosystème professionnel, en particulier chez les avocats.

1999 : introduction du Blackberry

En 1999, le BlackBerry a été introduit. Il s’agit du premier smartphone à forte adoption, accélérant le passage à la culture de travail mobile et à distance, 24 heures sur 24, et 7 jours sur 7. À bien des égards, il a posé les bases du travail à distance, forme de travail qui s’est largement généralisée depuis la crise du covid-19. 

Années 2000 : adoption d’Internet

Au début des années 2000 et 2010, l’utilisation d’internet a explosé, le courrier électronique est devenu le mode de communication préféré pour traiter les questions juridiques, et les données ont commencé à migrer vers le cloud.

2011 : avènement de la legaltech

C’est finalement depuis 2011 que la legaltech est de plus en plus associée aux startups technologiques qui « disruptent » la pratique du droit. En offrant aux consommateurs de services juridiques un accès à des logiciels en ligne, ces sociétés legaltechs ont permis de faciliter le traitement des opérations juridiques et la mise en contact avec le client.

La transformation numérique par la legaltech : une priorité pour les avocats

Selon une étude de l’Ifop menée sur un échantillon représentatif de 853 avocats en 2020, plus de 8 avocats sur 10 faisaient de la transformation numérique de leur métier une priorité. 

D’abord, le recours à une ou plusieurs legaltechs est envisagé pour gagner en efficacité et simplifier des procédures liées au métier d’avocat (54% des citations). 

Ensuite, les avocats attendent de la transformation numérique qu’elle leur fasse gagner en rapidité d’exécution (48% des citations).

La recherche d’informations liées au métier d’avocat est aussi un domaine que les avocats souhaitent voir amélioré par la legaltech (32% des citations).

A noter également qu’ un peu plus d’un avocat sur quatre souhaiterait que les legaltechs fluidifient et renforcent la relation client (26% des citations). 

Enfin, sur un plan externe, l’amélioration de la visibilité en ligne d’un cabinet (17% des citations) et, sur un plan interne, l’accès à des outils collaboratifs (20% des citations) sont deux domaines que les avocats voudraient voir se développer avec la transformation numérique. 

Une legaltech bien sélectionnée doit donc être synonyme d’amélioration tant en interne qu’en externe pour le cabinet d’avocat. La legaltech doit garder à l’esprit que, en matière de droit des sociétés, l’objectif pour l’avocat sera de conseiller et d’exécuter dans des délais les plus rapides possibles, voire de manière instantanée.

Comment une legaltech comme Digistre répond-elle aux besoins des cabinets et de leurs clients ?

Grâce au progrès technologique parfois porté par la législation, le droit a tendance à être plus accessible pour les clients, et la prise de contact avec un(e) avocat(e)  facilitée. Un site internet de cabinet d’avocats attrayant, des outils de suivi des titres/ des décisions en AG accessibles au client via un portail, encouragent  davantage la clientèle à faire appel à des professionnels du droit.

C’est d’ailleurs ce que nous avons voulu réunir et proposer chez Digistre depuis que le législateur a permis de dématérialiser les registres de mouvements de titres et les registres de décisions.

1. La simplification des procédures

En dématérialisant et en centralisant sur une plateforme unique l’ensemble des registres des sociétés suivies par un cabinet, plus besoin d’acheter de registres “papiers”, ni de les faire coter et parapher au greffe du tribunal de commerce. Plus besoin également de rechercher ces registres “papier”, ni de les scanner, pour prouver la propriété juridique de titres des clients du cabinet. 

2. L’efficacité opérationnelle

Que cela soit pour simplifier l’écriture dans les registres ou rendre ces derniers plus accessibles, Digistre a été avant tout pensé pour automatiser les tâches simples, répétitives et chronophages qu’impose la tenue de registres de sociétés. Ce faisant, elle accroît l’efficacité du cabinet et améliore les résultats.

3. L’accessibilité de l’information

Les tables de capitalisation de Digistre sont calculées à partir du registre des mouvements de titres dématérialisé. Ce faisant, bénéficiant de l’infalsifiabilité conférée par sa blockchain sous-jacente, le registre assure l’audit immédiat des différentes transactions depuis la création de la société. La table de capitalisation se met à jour automatiquement à chaque mouvement de titres enregistré par l’administrateur dans la blockchain.

4. La digitalisation de la relation avec les clients et l’ensemble des actionnaires d’une société

La communication avec les clients représente une perte de temps importante pour les cabinets d’avocats : ils peuvent passer des heures chaque semaine à répondre aux demandes par e-mail, à planifier des rendez-vous ou encore à  envoyer des rappels sur les échéances à venir. 

Grâce aux fonctionnalités énoncées ci-après, Digistre souhaite fluidifier la relation client et renforcer la marque du cabinet auprès de l’ensemble des actionnaires d’une société. 

• GED juridique : une source unique de données fiables pour le client

Les outils de GED juridiques de Digistre permettent de conserver toutes les informations d’un dossier au même endroit et donnent au client un accès instantané à tous les documents et actes relatifs aux opérations et décisions enregistrées dans les registres de sa société. 

• Portail client : une solution pour un accès sans interruption

La mise en place d’un espace privé pour le client offre à ce dernier un accès illimité (24h/24 et 7j/7) à ses informations et documents. 

• Messagerie en ligne : une réponse aux exigences d’immédiateté 

La messagerie en ligne peut également être utilisée pour répondre aux questions fréquemment posées, fournir des informations générales sur les services juridiques, ou encore mettre en contact le cabinet avec des actionnaires en demande de services juridiques. 

5. La collaboration entre avocats et juristes/ assistants juridiques

Bien souvent, l’avocat(e) est assisté(e) par un(e) juriste ou un(e) assistant(e) juridique dans le traitement administratif des opérations à réaliser. L’avocat(e) peut, par exemple, être assisté(e) en interne sur la tenue des registres de sociétés et sur la mise à jour des tables de capitalisation de ses clients. 

Digistre a fait évoluer ses services et a mis en place une fonctionnalité de “draft d’opération” qui permet à l’assistant(e) juridique d’encoder le draft d’une opération avec demande de validation par l’avocat avant ancrage en blockchain. 

6. L’amélioration de la visibilité en ligne du cabinet 

Via la marque blanche, des espaces privés aux couleurs et sous l’url d’un cabinet peuvent également être proposés à l’ensemble des actionnaires d’une société (y compris non clients). Ceci permet une communication sur les services du cabinet auprès d’un public plus large qui pourrait un jour avoir besoin des services juridiques du cabinet. Il s’agit ici de faire jouer l’effet réseau.  

En conclusion : 

Si vous êtes convaincus par l’adoption d’un logiciel de dématérialisation de registres de sociétés & equity management pour votre cabinet, notez que n’importe quel logiciel juridique ne fera pas l’affaire. La technologie elle-même ne doit pas être une fin en soi, et doit vous permettre de servir vos objectifs quels qu’ils soient : efficacité opérationnelle de l’équipe, acquisition de nouveaux clients, amélioration de la proximité avec vos clients, adaptation aux nouveaux usages de consommation de services juridiques, etc.  

Bien souvent, l’équipe juridique d’un cabinet d’avocats veut faire plus, avec moins. Une fois l’étude des solutions legaltechs réalisée, le passage à l’action peut prendre du temps, en raison du caractère inédit de cette nouvelle ligne budgétaire. Pourtant, le métier est destiné à évoluer, avec les usages et les nouveaux outils mis à disposition. Chez Digistre, on vous permet de gagner ce temps en testant notre solution de dématérialisation de registres. En plus nous proposons une formule de garde pour les sociétés dont les titres ne mouvementent pas ou peu. Pratique pour la gestion de stocks de registres ! Pour essayer, c’est par ici : Formules

Pour en savoir plus sur Digistre, n’hésitez pas à contacter notre équipe ici, ou à faire une demande de
devis à l’adresse contact@digistre.com.