Gagnez en efficacité en dématérialisant les registres des assemblées générales de vos sociétés

Le registre des assemblées générales est un document essentiel pour les sociétés. Il consigne toutes les décisions prises lors des réunions des actionnaires, qu’il s’agisse de l’approbation des comptes annuels, de la nomination des administrateurs ou encore de la fixation des dividendes. La dématérialisation du registre des assemblées générales est de plus en plus courante car elle permet de faciliter la gestion des procès-verbaux (PV) et l’accès aux registres. Dans cet article, nous allons examiner en détail ce qu’est le registre des assemblées générales, pourquoi il est important de le conserver et comment la dématérialisation peut contribuer à sa gestion optimale.

Qu’est-ce que le registre des assemblées générales ?

Le registre des assemblées générales est un document officiel qui recense toutes les décisions prises lors des réunions annuelles des actionnaires d’une société. Il est tenu par le secrétaire de l’assemblée générale, qui peut être une personne physique ou morale désignée par le conseil d’administration.

Le registre des assemblées générales doit être un document complet, fiable et précis, qui reflète l’ensemble des résolutions prises lors des réunions des actionnaires. Il doit inclure des informations telles que la date et le lieu de l’assemblée, l’ordre du jour, les décisions prises et les votes exprimés.

Le registre des assemblées générales est un document juridique important pour les SA et les SAS, car il permet de prouver l’existence et l’activité de la société, ainsi que les décisions clés prises par les actionnaires. Il peut être utilisé pour résoudre des conflits entre les actionnaires, pour prouver l’approbation de certaines décisions par les actionnaires, ou encore pour démontrer la légitimité de la société auprès des autorités publiques ou de tiers.

Pourquoi dématérialiser le registre des assemblées générales ?

La dématérialisation du registre des assemblées générales offre de nombreux avantages aux sociétés, tant en termes de gestion documentaire que de sécurité et de protection de l’environnement.

1. Pour optimiser le process de gestion d’un registre (ou d’un stock de registres)

La dématérialisation permet de réaliser des économies de temps et d’argent, en réduisant les coûts de stockage, d’impression et d’archivage des documents. Elle permet également de faciliter la gestion du registre en le rendant plus facilement accessible aux personnes autorisées, tout en réduisant les risques de perte ou de détérioration des documents.

2. Pour améliorer l’accès aux registres

La dématérialisation améliore l’accessibilité du registre, en permettant un accès en temps réel aux informations pour les personnes habilitées, sans avoir besoin de se déplacer physiquement pour consulter le document. Cela peut s’avérer très utile pour les actionnaires, les investisseurs, les auditeurs ou encore les autorités de réglementation.

3. Pour renforcer l’infalsifiabilité et la sécurité des registres

La dématérialisation permet de renforcer le caractère infalsifiable que doit avoir le registre des assemblées générales. En effet, en inscrivant un procès-verbal (PV) d’assemblée générale en blockchain, le PV est horodaté et cette datation électronique offre toute garantie de preuve quant à l’enregistrement du PV dans son registre. De plus, la dématérialisation renforce la sécurité du registre en utilisant des méthodes de cryptage et de protection des données. Ceci améliore le contrôle des autorisations d’accès et des droits d’utilisation des informations contenues dans le registre, en permettant de limiter l’accès aux personnes habilitées.

4. Pour réduire l’utilisation du papier

La dématérialisation contribue enfin à la protection de l’environnement en réduisant l’utilisation de papier, d’encre et d’autres ressources nécessaires à la production, à la distribution et à l’archivage des documents. Cela peut aider les entreprises à réduire leur empreinte carbone et à respecter les normes environnementales en vigueur.

En somme, la dématérialisation du registre des assemblées générales présente de nombreux avantages pour les sociétés, en améliorant la gestion documentaire, en renforçant la sécurité, en réduisant les coûts et en respectant l’environnement. Ces avantages sont d’autant plus vrais pour les avocats ou experts-comptables qui peuvent être amenés à tenir de nombreux registres des assemblées générales pour le compte de leurs clients.

Comment dématérialiser le registre des assemblées générales ?

Pour toutes les sociétés qui n’ont pas encore dématérialisé leur registre des assemblées générales, il est recommandé d’envisager cette transition pour bénéficier des avantages de la numérisation des documents. Cela peut être un investissement bénéfique à long terme pour la société, offrant, entre autres, une gestion plus efficace des documents.

Digistre dispose d’un service dédié à la dématérialisation des registres des assemblées générales. Avec une plateforme simple et conviviale, Digistre permet ainsi aux entreprises, et aux cabinets d’avocats ou d’experts-comptables de stocker, de gérer et de partager en temps réel les documents relatifs aux assemblées générales.

Le service de dématérialisation de registres des assemblées générales de Digistre permet ainsi à ses clients de :

• Téléverser des PV d’assemblées générales signés électroniquement (ou à la main)
• Horodater et enregistrer chronologiquement des PV dans un registre des assemblées générales
• Stocker les registres et PV d’assemblées générales en ligne
• Partager les registres en temps réel aux personnes habilitées ou autorisées

Il est à noter enfin que le modèle de Digistre, sans abonnement et avec une formule « garde », est une de ses valeurs ajoutées pour qui aurait un stock de registres à gérer et tenir.

Avec Digistre vous faites le choix d’une solution de gestion de registres dématérialisés à un prix compétitif et adapté à la réalité des besoins limités des sociétés non cotées.

Une formule de garde existe pour les registres qui mouvementent peu (par exemple pour les sociétés qui réalisent 1 AGO et 1 AGE par an). Pour l’essayer, c’est par ici : Formules.

Pour en savoir plus sur nos registres des assemblées générales ou sur nos registres des mouvements de titres, n’hésitez pas contacter notre équipe ici, ou à ouvrir gratuitement un ou plusieurs registres pour tester la plateforme. Vous pouvez également nous envoyer un email à l’adresse contact@digistre.com si besoin de compléments d’information.